Der Fachbereich Freiwilligenarbeit der AOZ (Asyl-Organisation Zürich) bietet umfassende Programme an zur Unterstützung von geflüchteten Menschen in der Stadt Zürich durch freiwilliges Engagement. Die AOZ koordiniert und begleitet verschiedene Initiativen und Programme, um eine effiziente und einheitliche Unterstützung sowohl der Freiwilligen als auch der Geflüchteten zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem das Tandemprogramm und Gruppenangebote, die erste Kontakte und einen regelmässigen Austausch zu hier ansässigen Personen ermöglichen. Ihr Engagement unterstützen wir mit unserer massgeschneiderten Online-Plattform, die alle relevanten Informationen zentral bündelt und die Verwaltung erheblich erleichtert.
Von Excel zu mehr Effizienz
Zu Beginn des Projekts standen wir vor mehreren Herausforderungen. Die bisherige Datenverarbeitung mit Excel-Sheets war ineffizient und stiess an ihre Grenzen. Zudem konnten wir die bereits realisierte Lösung für das Mentoring-Programm Future Kids nicht direkt für den AOZ Fachbereich Freiwilligenarbeit übernehmen. Dies bedeutete zusätzlichen Entwicklungsaufwand. Ein weiteres Hindernis war das begrenzte Budget, das eine kostengünstige Lösung erforderte. Darüber hinaus musste die Plattform laufend angepasst werden, um den wachsenden Anforderungen wie der Darstellung von Statistiken und dem Export von Leistungskennzahlen gerecht zu werden. Trotz dieser Herausforderungen wurde die Plattform erfolgreich entwickelt und an die spezifischen Bedürfnisse der AOZ (vgl. oben) angepasst.
”Wir haben besonders die persönliche Nähe und die pragmatische Herangehensweise geschätzt, die die Zusammenarbeit sehr effizient und unkompliziert gestaltet hat. Panter zeichnet sich durch eine konstruktive, offene und transparente Kommunikation aus, die eine solide Vertrauensbasis geschaffen hat.
Maya SondereggerLeiterin AOZ Fachbereich Freiwilligenarbeit
Eine Plattform, die den Unterschied macht
Die Online-Plattform wurde speziell nach den Anforderungen der AOZ entwickelt und bietet eine übersichtliche Darstellung, ermöglicht eine schnelle Orientierung und vereinfacht die Verwaltung und Koordination aller Programme erheblich. Die Plattform wurde mit einer Ruby on Rails App im Backend entwickelt und verwendet serverseitiges Rendering. Das zugrundeliegende Framework bzw. Designsystem wurde von der Stadt Zürich zur Verfügung gestellt. Damit unterscheidet sich die Plattform nicht wesentlich von anderen Applikationen, die für die Stadt Zürich entwickelt wurden, da die Verwendung ihrer Webkomponenten für die Entwicklung zwingend vorgeschrieben war. Als besonders aufwendig erwiesen sich die Programmierung der Spesenauszahlung und die Erstellung der Journale.
Unverzichtbar: Interne Zusammenarbeit optimiert
Seitdem mit der Plattform gearbeitet wird, hat sich die Effizienz der Arbeitsabläufe deutlich verbessert. Die interne Zusammenarbeit und die Übergaben sind einfacher geworden und die Teamarbeit wurde insgesamt deutlich gestärkt. Zukünftig wird der Fokus voraussichtlich auf der Weiterentwicklung der Plattform mit Panter liegen, wobei insbesondere die Verbesserung der Benutzerführung und die Schaffung interaktiverer Funktionen angestrebt werden, um die Freiwilligen möglicherweise noch stärker einzubinden.
Kosta Simandirakis, Projektleiter
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