Die wertvolle Rolle der Freiwilligen
Das Gesundheits- und Umweltdepartement (GUD) der Stadt Zürich setzt sich professionell für die Belange des Alters, der Gesundheit und der Umwelt ein. Es umfasst vier Dienstabteilungen, darunter die Gesundheitszentren für das Alter (GFA) mit unterschiedlichen Aufgaben sowie die Stiftung Alterswohnungen der Stadt Zürich. Eine herausragende Rolle spielt die Freiwilligenarbeit mit über 800 Freiwilligen. Ihre Aufgaben umfassen eine Vielzahl von unterstützenden Tätigkeiten, die das Wohlbefinden der Menschen erheblich steigern. Dazu gehören u.a. regelmässige Besuche und Spaziergänge, um soziale Isolation zu verhindern und ihnen Gesellschaft zu leisten, sowie die Begleitung und Unterstützung bei alltäglichen Tätigkeiten.
Die drei Ziele der neuen Freiwilligenplattform
Mit der neuen Freiwilligenplattform sollten drei zentrale Ziele erreicht werden: eine einheitliche Datenstruktur, eine verbesserte Datenqualität und -übersicht sowie eine einfach zu bedienende und zugängliche Plattform.
Die strategische Entscheidung für eine zentrale Plattform
Die Freiwilligenarbeit im GUD ist bisher sehr dezentral organisiert, zum Beispiel hat jedes GFA eine*n eigene*n Freiwilligenkoordinator*in. Bisher hat die Koordination und die Verwaltung der Freiwilligenarbeit grundsätzlich gut funktioniert, jedoch hat jede*r Koordinator*in sein resp. ihr eigenes System zur Organisation verwendet. Die Entscheidung, schrittweise eine zentrale und übersichtliche Plattform einzuführen, war daher weniger das Ergebnis bestehender Schwierigkeiten als vielmehr eine strategische Entscheidung. Folgende Vorteile sind hervorzuheben:
- Die Digitalisierung bietet erhebliche Optimierungs- und Synergiepotenziale. Durch die Nutzung eines einheitlichen Systems können Prozesse effizienter gestaltet und redundante Aufgaben vermieden werden.
- Eine gemeinsame Plattform ermöglicht eine bessere Übersicht und vereinfacht das Freiwilligenmanagement über die Dienstabteilungsgrenzen hinweg.
- Eine gemeinsame digitale Plattform gibt Potential für die Weiterentwicklung der Freiwilligenarbeit generell. “Self-Services” für Freiwillige ist z.B. eine solche Vision. Freiwillige könnten sich in Zukunft selbst für Einsätze anmelden, was ihnen mehr Autonomie und Flexibilität gäbe. Dies könnte insbesondere für jüngere Menschen attraktiv sein, die oft weniger Zeit für langfristige Verpflichtungen haben. Ob und wie diese Vision umgesetzt werden kann, wird sich in der Zukunft noch zeigen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt war, die Koordinator*innen für die neue Plattform zu gewinnen, indem ihnen die Chance geboten wurde, an einem für das Departement visionären Projekt mitzuwirken.
”Die Zusammenarbeit während der Projektlaufzeit war sehr positiv. Besonders hervorzuheben ist die sehr unkomplizierte Art der Zusammenarbeit, sowohl intern wie auch mit Panter. Darüber hinaus hat Panter ein echtes Interesse am Thema Freiwilligenarbeit gezeigt, was uns beeindruckt hat.
Nathalie BetschmannStabsmitarbeiterin Innovation & Digitalisierung
Schritt für Schritt zur Akzeptanz
Eine wichtige Erkenntnis für die Projektleiterin Nathalie ist, dass die Einführung einer solchen Plattform mehr Zeit und Ressourcen benötigt als ursprünglich angenommen. Insbesondere die Einbindung der Testgruppe erwies sich als herausfordernd. Es zeigte sich jedoch, dass die Testgruppe sehr engagiert und interessiert war. Die Herausforderung lag vor allem in der zeitlichen Verfügbarkeit, da viele der Koordinator*innen neben ihrer Tätigkeit in der Freiwilligenarbeit noch andere Aufgaben hatten, so dass die Plattform nicht immer ihre oberste Priorität sein konnte.
Dennoch konnten durch die Entwicklung der Plattform wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden, die das interne Projektteam technisch und organisatorisch weitergebracht haben. Die Plattform wurde nach einem MVP-Ansatz entwickelt. Das erwies sich als sinnvoll, da der Fokus auf spezifischen Kernfunktionalitäten gelegt werden konnte, was entscheidend dazu beigetragen hat, das Projekt effizient zu realisieren und es nicht zu überladen. Gleichzeitig führte dies dazu, dass die individuellen Systeme der einzelnen Koordinator*innen und das neue, gemeinsame System parallel genutzt werden, weil noch nicht alle Prozesse implementiert sind. Diese parallele Nutzung erfordert von allen Beteiligten Geduld. Trotz dieser Herausforderungen konnten erste positive Effekte beobachtet werden, die optimistisch in die Zukunft blicken lassen. Die Nutzer*innen haben bereits viele wertvolle Inputs geliefert, die in die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform einfliessen. Mit weiterem Engagement und Unterstützung ist davon auszugehen, dass die Akzeptanz und Nutzung der Plattform in den kommenden Monaten zunehmen wird.
Beat Seeliger, Co-Founder
Interessiert an einer Zusammenarbeit?
Lassen Sie sich bei Ihrem nächsten Projekt von einem Partner unterstützen, der auf langjährige Erfahrung zurückgreifen kann.
