Kannst du uns einen kurzen Überblick über den AOZ Fachbereich Freiwilligenarbeit geben?
Der AOZ Fachbereich Freiwilligenarbeit bietet umfassende Angebote für freiwilliges Engagement zugunsten von geflüchteten Menschen in der Stadt Zürich. Dabei ist er verantwortlich für die Erarbeitung von Grundlagen und die Festlegung von Standards, die für alle Standorte und Programme der AOZ übernommen werden. Zudem koordiniert und begleitet der Fachbereich Freiwilligenarbeit den Aufbau neuer Programme, um eine effiziente und einheitliche Unterstützung der Freiwilligen und Geflüchteten zu gewährleisten.
Welche Arten von Programmen und Aktivitäten werden angeboten?
Es gibt verschiedene Programme, wie das Tandemprogramm, bei dem Freiwillige eine geflüchtete Person oder Familie für mindestens sechs Monate begleiten, und Gruppenangebote, die regelmässig Aktivitäten mit einer Gruppe von Geflüchteten beinhalten. Die Freiwilligen erhalten eine Einführung und werden während ihres Einsatzes begleitet. Sie können an Weiterbildungen teilnehmen und Spesen geltend machen. Für Unternehmen gibt es auch das Corporate Volunteering. Nach der Kontaktaufnahme findet ein persönliches Beratungsgespräch statt.
Was war die Hauptmotivation hinter der Entwicklung der Online-Plattform?
Zum einen stiess die Datenverarbeitung mit der früheren Datenbank an ihre Grenzen, so dass nach einer effizienteren Lösung gesucht werden musste. Zum anderen wurde das Projekt durch das Mentoring-Programm Future Kids inspiriert, wo eine ähnliche Lösung bereits erfolgreich eingesetzt wurde.
Es gab bereits eine Datenbank, in der alle laufenden Einsätze digital verwaltet wurden, auch mit Journal-Funktion, nicht nur Excel Sheets. Die Anmeldungen von Freiwilligen und Kursleiterinnen wurden aber analog erfasst und mussten dann für die Datenbank erst abgetippt werden. Der grosse Fortschritt war also eigentlich die Möglichkeit für die Freiwilligen, sich online anzumelden und für die Sozialberatung, ihre Kursleiterinnen online anzumelden und zu überblicken. Ein weiterer Auslöser war die durch die Syrien-Krise entstandene Überlastung der damaligen Fachstelle Freiwilligenarbeit.
Vor welchen Herausforderungen stand das Projekt?
Zu Beginn des Projekts stand die damalige Fachstelle Freiwilligenarbeit vor mehreren Herausforderungen. Allen Beteiligten war klar, dass viel Arbeit und erhebliches Know-how in dieses Projekt einfliessen müssen, um den Erfolg zu garantieren. An dieser Stelle möchte ich mein Team hervorheben, das massgeblich zur stetigen Weiterentwicklung und Optimierung der Plattform beigetragen hat.
Die Entwicklung der Plattform war sowohl für uns als auch für Panter eine Art Entdeckungsreise. Die Plattform ist organisch gewachsen und musste durch die sich ändernden Anforderungen ständig angepasst werden, was die Arbeit zu einer echten Tüftelei machte.
Ausserdem war es uns wichtig, eine kostengünstige Lösung zu finden, da unser Budget begrenzt war. Im Laufe der Entwicklung wurden immer mehr Anforderungen an die Plattform gestellt, wie z.B. die Darstellung verschiedener Statistiken und der Export von Leistungskennzahlen zur Optimierung. Dadurch erhöhte sicher der Entwicklungsaufwand.
Trotz dieser Herausforderungen konnte die Plattform erfolgreich entwickelt und an unsere Anforderungen angepasst werden.
Kannst du die Besonderheiten und die aus deiner Sicht wichtigsten Funktionen der Plattform beschreiben?
Ein wesentliches Merkmal ist, dass die Plattform alle notwendigen Tools und Informationen an einem Ort bündelt, was insbesondere die Journalführung erheblich vereinfacht. Darüber hinaus ermöglicht sie eine einfache und effiziente Auszahlung der Spesen.
Ein weiterer Vorteil der Plattform ist die gute Übersicht über alle Programme. Dies erleichtert die Verwaltung und Koordination erheblich. Die Plattform hat sich als grundlegendes Arbeitsinstrument etabliert und eine Rückkehr in die Zeit vor der Einführung der Online-Plattform ist für uns undenkbar geworden.
Besonders hervorzuheben ist, dass die Plattform nach unseren spezifischen Bedürfnissen entwickelt wurde. Diese massgeschneiderte Anpassung stellt sicher, dass sie optimal auf unsere Arbeitsprozesse und Anforderungen abgestimmt ist.
Welche Ergebnisse konnten seit dem Start der Plattform beobachtet werden?
Interne Übergaben sind nun wesentlich einfacher zu handhaben. Zudem ermöglicht das Journal eine schnellere Orientierung. Insgesamt hat die Plattform die Teamarbeit deutlich gefördert und ermöglicht eine effizientere und professionellere Zusammenarbeit. Ich kann dir jetzt keine konkreten KPI nennen, aber die positiven Auswirkungen auf die Arbeitsweise und die Teamdynamik sind meiner Meinung nach doch spürbar.
Wie viele Freiwillige sind derzeit bei euch auf der Plattform registriert?
Jährlich sind rund 550 Freiwillige registriert, die sich im Rahmen der AOZ engagieren.
Wie war die Zusammenarbeit mit Panter?
Sehr positiv. Besonders geschätzt haben wir die persönliche Nähe und die pragmatische Herangehensweise, die die Zusammenarbeit sehr effizient und unkompliziert gestaltet hat. Panter zeichnet sich durch eine konstruktive, offene und transparente Kommunikation aus, die eine solide Vertrauensbasis geschaffen hat. Darüber hinaus überzeugte Panter durch die Fähigkeit, schnell eine gute Lösung zu entwickeln, die kontinuierlich verbessert wurde. Wie bereits erwähnt, ist unsere Online-Plattform organisch gewachsen und Panter hat sie stets an unsere Bedürfnisse angepasst.
Besonders hervorheben möchte ich die schnelle, kompetente und pragmatische Unterstützung bei Ausbruch des Ukraine-Krieges. Wir mussten uns damals bezüglich Freiwilligenmanagement quasi über Nacht neu erfinden, um all die neuen Notunterkünfte für geflüchtete Menschen aus der Ukraine mit freiwilligen Dolmetscher*innen zu unterstützen. Ohne die tolle Zusammenarbeit mit Panter hätten wir das damals kaum geschafft.
Welche Weiterentwicklungen oder Erweiterungen sind für die Plattform geplant? Wie sieht die Zukunft von AOZ aus?
Ein Design-Workshop ist bereits in Planung, um die Benutzerführung weiter zu verbessern und neu wollen wir auch Kurzeinsätze darüber verwalten. Ausserdem wollen wir die Plattform interaktiver gestalten, um die Freiwilligen noch stärker einzubinden.
